О профессии секретаря
Секретарь — это специалист, занимающийся управленческой и координационной помощью в кабинете либо учреждении. Главная роль секретаря состоит в снабжении действенной работы офиса и помощи управлению и работникам в их повседневной деятельности. Данная роль включает управление корреспонденцией, подготовку документов, организацию встреч, координацию календаря руководителя, обработку телефонных звонков и проведение архива документации.
Чем занимается секретарь. Секретарь выполняет большое количество функций, снабжая действенную управленческую и координационную помощь в кабинете. Вот основные цели, которые как правило выполняет секретарь:
Управление корреспонденцией: Прием, сортировка и расположение поступающей и исходящей почты.
Подготовка и изменение документов: Образование, исправление и изменение документов, таких как послания, доклады, демонстрации и таблицы.
Организация встреч и собраний: Планирование, координация и подготовка встреч, включая сохранение зданий и оборудования.
Управление календарем и расписанием: Координация расписания руководителя, планирование встреч и напоминание о грядущих мероприятиях.
Обработка телефонных звонков: Прием и перенаправление телефонных звонков, оказание информации названивающим.
Проведение архива и документооборота: Организация и подкрепление порядка в документации, управление электронными и картонными архивами.
Поддержка служащих и управления: Помощь работникам и главам в управленческих вопросах, организация командировок, встреч и мероприятий.
Управление офисными принадлежностями: Заказ и управление припасами конторских и прочих офисных принадлежностей.
Встреча посетителей и гостей: Прием и регистрация посетителей и гостей, организация их встречи с работникам компании.
Справочная поддержка: Оказание нужной информации работникам и посетителям компании.
Роль секретаря довольно часто приспосабливается к точным потребностям организации, что делает данную профессию функциональной и активной.
Секретари могут работать в разных областях, исходя из вида организации, в которой они работают, и специфичности их функций. Вот некоторые из главных специальностей секретарей:
Корпоративный секретарь: Квалификация на работе в коллективном сегменте, обеспечение управленческой помощи в больших компаниях.
Юридический секретарь: Работа в юридических компаниях либо отделах, помощь юристам в подготовке документов и управлении делами.
Медицинский секретарь: Квалификация на управленческой работе в медицинских заведениях, включая поликлиники, клиники и личные практики.
Аккуратный секретарь: Работа прямо с высочайшим управлением (к примеру, с главным директором компании), управление их календарем, организация встреч и поездок. Если интересуют курсы секретарей рекомендуем заглянуть на сайт assistant-school.ru.
Студенческий секретарь: Работа в учебных заведениях, поддержка тренировочного процесса и управление управленческими делами школы.
Бухгалтерский секретарь: Квалификация на денежной документации, обработке счетов и помощи бухгалтерии.
Секретарь-референт: Высочайший уровень специализации, который включает работу с секретными бумагами, переводами и подготовкой трудных докладов.
Секретарь на ресепшн: Работа на ресепшене, встреча гостей, управление поступающими звонками и корреспонденцией.
Виртуальный секретарь: Дистанционная работа, оказание управленческих и координационных услуг через сеть-интернет.
Секретарь-переводчик: Квалификация на передвижении документов и произносимом передвижении в интернациональных компаниях либо для управляющих, взаимодействующих с зарубежными компаньонами.
Эти специализации могут скрещиваться, и очень многие секретари соединяют детали нескольких специальностей в собственной работе. Значительными умениями для всех специальностей считаются координационные возможности, внимание к элементам и знание качественно общаться.
Принципиально отметить, что секретарю нужно работать в условиях повышенной перегрузки, стресса, срочности и многозадачности. Из-за этого такая профессия подойдет тем, кто с такими критериями может управиться.
Секретари могут найти работу в большом диапазоне организаций и областей, так как их способности и прямые обязанности актуальны для эффективного управления офисными действиями и управленческой помощи. Вот некоторые из главных мест работы для секретарей:
Корпоративный раздел: Работа в кабинетах личных компаний, компаний и бизнес-структур.
Федеральные заведения: Секретари нужны в разных федеральных и городских заведениях, включая администрации, ведомства и федеральные службы.
Медицинские заведения: Работа в клиниках, больницах и медицинских районах, делая управленческие функции и управление пациентской документацией.
Юридические компании: Поддержка работы юристов и адвокатов, управление документооборотом и встречами.
Образовательные заведения: Секретари нужны в школах, институтах и институтах для управленческой помощи и организации тренировочного процесса.
Торговые организации: Работа в филантропических фондах, ассоциациях и социальных организациях.
Туристические и отельные комплексы: Управление бронированиями, обработка запросов клиентов и организация мероприятий.
Консультационные и рекламные агентства: Поддержка работы консалтинговых и рекламных команд, координация встреч и мероприятий.
Технические компании: Управленческая поддержка в быстро развивающихся технических стартапах и больших IT-компаниях.
Фронт-офис в разных секторах экономики: Работа на ресепшене в разных организациях, где требуется прием гостей и управление поступающими запросами.
Секретари могут выбирать из большого диапазона рабочих мест исходя из их интересов, способностей и специализации. Они играют главную роль в снабжении координационной действенности и связи внутри любой организации.