Отчетные документы и оплата проживания в гостинице
Каждый работник, направленный работодателем в служебную командировку, обязан по возвращении из нее отчитаться перед работодателем о результатах командировки и расходах, понесенных им в период командировки.
Ну, и в том числе предоставить отчетные документы за проживание для командировочных в гостинице либо другом квартирном помещении. Отсутствие отчетных документов или их оформление с нарушением установленного порядка может повлечь невозможность подтверждения расходов, а значит, и возможный отказ в возмещении данных расходов работодателем.
В силу Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый доклад и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником.
Если работник в командировке проживает в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования. Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире.
В данном случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в качестве договора найма жилого помещения. Денежные средства для оплаты проживания работника в гостинице либо другом квартирном помещении в период служебной командировки выдаются работодателем в качестве аванса при убытии работника в командировку.
При осуществлении оплаты номера, в котором проживал работник, гостиница должна выдать кассовый документ либо другой документ, оформленный на бланке строгой отчетности, который и будет подтверждать расходы на проживание в командировке.
Если работник проживал не в гостинице, а в другом квартирном помещении, например на квартире, снятой работником по договору найма жилого помещения, то факт несения расходов подтверждается распиской наймодателя о получении денежных средств от работника.